Viáticos para trabajadores: qué son y cómo declararlos

Los viáticos para trabajadores son gastos relacionados con las actividades de una empresa y, por lo tanto, están cubiertos por un patrón. El objetivo es que el empleado pueda realizar sus funciones fuera de la oficina o espacio de trabajo habitual sin tener que gastar su propio dinero. Si estos gastos cumplen con determinados requisitos, pueden ser deducibles de impuestos. A continuación, te decimos cuáles son los requisitos para declararlos ante el SAT (Servicio de Administración Tributaria).

¿Qué son los viáticos para trabajadores?

Los viáticos para trabajadores incluyen los siguientes conceptos:

• Transporte: desde boletos de autobús, tren o avión, hasta gasolina, cuotas de casetas, renta de autos, servicios de transporte por aplicación, transporte público y taxis.

• Hospedaje: hoteles u otro tipo de alojamientos dentro y fuera del país; el tope es de $3,850 pesos diarios en el extranjero, mientras que en México no hay un límite.

• Alimentos y bebidas: desayunos, comidas, cenas y hasta refrigerios, con un tope de $750 diarios en México y de $1,500 diarios en el extranjero.

• Otros gastos: wifi, estacionamiento, llamadas telefónicas, lavandería, espacios de coworking, materiales y demás gastos que sean estrictamente necesarios para la actividad laboral.

¿Cómo se declaran los viáticos en el SAT?

Para declarar los viáticos ante el SAT es importante tomar en cuenta lo siguiente:

• El patrón o empresa debe entregar al empleado el monto total de los viáticos a través de transferencia bancaria.

• En cada gasto realizado, el empleado debe solicitar los comprobantes fiscales digitales o CFDI a nombre de la empresa.

• Asimismo, debe realizar un registro puntual de todos los gastos en el que se mencione por qué fueron indispensables para la actividad laboral.

• La empresa debe registrar viáticos deducibles en el CFDI de nómina bajo el apartado “Otros pagos” con la clave 003 para Viáticos entregados al trabajador.

• Los viáticos no gastados por el empleado durante su viaje deben ser reintegrados a la empresa.

• Se deben tomar en cuenta los topes establecidos por la Ley del ISR para conceptos como la alimentación.

• Una vez que los viáticos son comprobados y cumplen con los requisitos del SAT, la empresa puede deducirlos.

Los viáticos son libres de impuestos para los empleados, siempre y cuando los compruebe puntualmente. En caso de que el trabajador no compruebe los viáticos, se consideran ingresos gravados para él; es decir, que tendrá que pagar el Impuesto Sobre la Renta (ISR) correspondiente.

Requisitos clave para deducir viáticos

Para que los viáticos sean deducibles para la empresa, deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Relación laboral: el empleado o colaborador debe ser empleado de la empresa o prestar servicios de manera independiente con el contribuyente.

• Gastos indispensables: el gasto debe estar justificado por su importancia en el viaje y corresponder a las actividades de la empresa.

• Presentar CFDI: cada gasto debe contar con un CFDI válido y debe estar emitido a nombre de la empresa.

• Área de gastos: solo son deducibles los gastos realizados a 50 km a la redonda del domicilio fiscal de la empresa.

• Topes de gasto: la Ley del ISR establece tope de gasto para conceptos como hospedaje y alimentación, los cuales se actualizan periódicamente, por lo que es importante revisarlos antes de otorgar los viáticos a los empleados.

La empresa debe contar con un control interno de viáticos que cumpla con los requisitos fiscales para evitar eventualidades que puedan generar inconsistencias, no solo en las declaraciones, sino en las auditorías del SAT.