Control de asistencia laboral: mejores prácticas

El control de asistencia laboral sirve para monitorear las horas trabajadas por los colaboradores o empleados en una empresa. Adicionalmente, la Ley Federal del Trabajo (LFT), en su artículo 784, indica su importancia para aclaraciones legales. Es decir, en caso de un juicio laboral, el patrón debe contar con registros confiables sobre el tiempo trabajado del empleado.

¿Qué es el control de asistencia laboral?

El control de asistencia laboral es una herramienta indispensable para gestionar el tiempo y los recursos de una empresa. El objetivo es registrar la hora de entrada y salida del personal para corroborar que las normativas de horarios, tolerancias y sanciones se están cumpliendo cabalmente. Es decir, es indispensable para evitar confusiones y garantizar el trato justo entre los empleados.

¿Cuáles son las formas de control de asistencia?

En los últimos años este ramo se ha apoyado en el uso de herramientas tecnológicas; entre las mejores prácticas de control de asistencia laboral destacan:

• Tarjetas de identificación electrónica: es uno de los más populares gracias debido a que es práctico. Por lo general, cada colaborador cuenta con una tarjeta equipada con un código de barras o tecnología RFID o NFC que pasa por un lector para registrar el ingreso y salida de las instalaciones laborales.

• Sistemas biométricos: se usan sistemas de reconocimiento facial o a través de huella dactilar para ofrecer un registro preciso. Este es uno de los más difíciles de manipular, por lo que es aplicado en algunas de las empresas más grandes del mundo.

• Software en equipo de cómputo: automatiza el registro de entradas, salidas, descansos e incluso ausencias usando un usuario y contraseña. Es utilizado por empresas que cuentan con personal trabajando desde casa para generar reportes detallados sobre las horas de trabajo de sus colaboradores.

• Apps en dispositivos móviles: facilitan el control de asistencia desde cualquier lugar, por lo que es ideal para personal que tiene actividades fuera de la empresa. Por lo general, la herramienta registra la ubicación a través de reconocimiento facial y realiza seguimiento en tiempo real.

• Sistemas integrados con nómina: automatizar el conteo de horas trabajadas junto con el pago de salarios, facilita el cálculo de incentivos y deducciones de nómina; además, previene errores y reduce considerablemente la carga administrativa. Aunque no es 100% infalible, es uno de los más confiables.

¿Cómo llevar un buen control de asistencia?

La información recopilada por los sistemas de control de asistencia es indispensable para ajustar las políticas, mejorar la eficiencia del personal y optimizar los procesos productivos, por lo que debe acompañarse de algunas estrategias adicionales:

• Identificar cuáles son las tendencias del uso del tiempo en general, los retrasos, faltas y ausencias para buscar soluciones efectivas

• Mantener al personal informado sobre cualquier cambio en las políticas de asistencia

• Detallar las normativas respecto a las ausencias aprobadas, cumplimiento de horas extras y periodos de descanso.

• Establecer incentivos para empleados que cumplen puntualmente con los horarios de trabajo

• Ofrecer acuerdos de jornadas flexibles cuando sea necesario

¿Cuántos sistemas de control de asistencia puede tener una empresa?

La Ley Federal del trabajo no establece un sistema único de control de asistencia. Por este motivo, algunas empresas tienen más de un modelo activo para gestionar los ingresos, salidas y periodos de descanso para su personal.

El objetivo primordial es poder contar con un panorama completo sobre el comportamiento del personal, identificar las áreas con problemas de asistencia o productividad e implementar mejores prácticas para fomentar un ambiente laboral saludable y seguro.